Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa

2019-07-21

Każda firma powinna stworzyć własny proces zarządzania obiegiem dokumentów – dopasowany do indywidualnych potrzeb. System obiegu dokumentów spowoduje, że wszystkie informacje dostępne będą w bazie programu, dzięki czemu są niezmienne i zawsze w jednym obszarze. Obieg faktur jest usprawniony oraz transparentny. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie http://www.archidoc.pl/elektroniczny-obieg.html jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Dzięki systemom komputerowym przyspieszającym obieg dokumentów redukowane są przede wszystkim koszty obsługi pracownika. - Jest centralnym miejscem danych, wszystkich dokumentów i informacji. Można go zorganizować w wersji tradycyjnej, tworząc uporządkowaną dokumentację papierową bądź nowocześniej, organizując elektroniczny obieg dokumentów i archiwum danych. Elektroniczny obieg dokumentów oznacza oprogramowanie komputerowe, które pozwala na proste i przyjemne przetwarzanie wszystkich dokumentów i wprowadzanie ich do systemu komputerowego. Archiwizacja dokumentów realizowana poprzez zawodowe agencje to usługa niedroga, jednak przynosząca sporo pożądanych skutków dla codziennego funkcjonowania naszej firmy. Przedsiębiorca, tworząc procedury w swojej firmie i wykorzystując nowe technologie do ich realizacji powinien postawić potrzeby człowieka na pierwszym miejscu. Czy więcej szkody naszej firmie robi fakt, że procesy trwają zbyt długo, czy może to, że są wykonywane niedokładnie, z pominięciem obowiązujących reguł? - Zapewnia szybki dostęp do dokumentów i informacji niezależnie od miejsca pracy użytkownika. Elektroniczny obieg dokumentów zwiększa ich bezpieczeństwo – ryzyko zagubienia ważnych zaświadczeń, faktur, zapytań ofertowych, raportów czy wniosków zmniejsza się do minimum. Przetrzymuje dokument, ile dokumentów czeka na akceptację. Model tradycyjny obiegu dokumentów opiera się na jasnych procedurach przekazywania, segregowania, numerowania i opisywania dokumentów. Prawidłowe zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji obejmuje takie procesy jak rejestrowanie, strukturyzowanie, klasyfikacja i prawidłowa archiwizacja dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele procedur, które niepotrzebnie wprowadzają chaos, a ponadto wymagają dodatkowych zadań przy obsłudze przepływu dokumentów. Zbyt duża ilość dokumentów przytłacza Cię? Czy w Twojej firmie opisywanie kosztów oraz akceptacja faktur, sprowadza się do tego, że pracownicy, ręcznie opisują wydatki na odwrocie faktury i przekazują ją na kolejne biurko? Wzrasta też funkcjonalność w firmie – wszyscy pracownicy wiedzą, gdzie szukać konkretnych umów, deklaracji, raportów czy zaświadczeń. Cyfryzacja procesu obsługi dokumentów niweluje także ryzyko ich zagubienia oraz automatyzuje żmudne przeliczenia danych. Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów odbywa się etapami i jest rozłożone w czasie. - Przyspiesza procesowanie dokumentów i przepływ informacji w firmie.